Foto: robuart/Colourbox.de FÜHRUNGSFOKUS Führung und künstliche Intelligenz Rollen, Regeln und Kompetenzen Das Thema künstliche Intelligenz (KI) ist eine Führungsaufgabe. In vielen Rathäusern wird KI bereits ausprobiert, etwa um Texte für Bürgerbriefe oder Entwürfe für Vorlagen zu erstellen, Zusammenfassungen von Sitzungsunterlagen anzufertigen, Chatbots im Service einzusetzen oder Rückmeldungen zu analysieren. Der Nutzen ist erkennbar, aber es gibt auch Risiken. A uf Verwaltungen und Kommunen kommen neue Pflichten durch den europäischen AI Act zu, die Risikomanagement, technische Dokumentation, Transparenz, menschliche Aufsicht und KI-Kompetenzschulungen für Mitarbeitende umfassen. Deshalb muss die Rathausführung zunächst klären, wofür und vor allem wie KI eingesetzt werden darf. Welche Anwendungsfälle gibt es, welche entstehen informell? Welchen Nutzen verspricht sich die Verwaltung vom KI-Einsatz? Mit welchen Daten darf die KI „gefüttert“ werden und wie geht man mit generierten Daten um? Welche Auswirkungen haben Fehler? Führungskräfte sollten klare Leitplanken festlegen, damit Mitarbeitende KI verantwortungsvoll einsetzen. In der Regel bedeutet das: KI kann sinnvoll für Entwürfe, Rechercheskizzen und Zusammenfassungen genutzt werden. Unzulässig sind dagegen automatisierte Rechtsauskünfte, voll automatisierte Bescheide sowie die Verarbeitung oder Ausgabe sensibler Daten, etwa aus Personalunterlagen. Führungskräfte sollten gemeinsam mit den Beschäftigten einen klaren Handlungsleitfaden erstellen, wie KI in der Verwaltung rechtssicher und transparent genutzt werden kann. Wer hat welche Verantwortlichkeiten bei der Nutzung? Wer prüft die Systeme auf Datenschutz? Die IT-Abteilung spielt dabei hinsichtlich der IT‑Sicherheitschecks, des Monitorings und der Dokumentation eine entscheidende Rolle. Allerdings muss den Führungskräften in der Gesamtverwaltung klar sein, dass sie mit ihren Teams ebenso eine Schlüsselrolle in der täglichen Nutzung der KI einnehmen. Um KI‑Kompetenz systematisch aufzubauen, sind grundlegende Schulungen und weiterführende Trainings unerlässlich. Sie sollten neben Grundlagen auch Risiken, Prompting, Datenschutz und Grenzen der KI beinhalten. Vertiefende Angebote für Schlüsselrollen wie Fachverfahren, Vergabe, Recht, Datenschutz und Personal sowie ein interner Erfahrungsaustausch über gelungene Prompts, typische Fehler und „No-Go“-Beispiele ergänzen die Grundlagenschulungen. Ein Handbuch oder einfaches Regelwerk für die Nutzung von KI hilft den Mitarbeitenden bei den grundlegenden Fragen: Welche Informationen, wie Bürger- oder Personaldaten, dürfen nie in externe Systeme hochgeladen werden? Wie werden Quellen geprüft? Wie wird ein KI-unterstützter Text kenntlich gemacht? Führungskräfte setzen hier den Ton, indem sie nicht nur Produktivität belohnen, sondern ebenso Nachvollziehbarkeit und Sorgfalt. Führungskräfte müssen bei der Einführung und Nutzung von KI auf Transparenz und Mitbestimmung setzen. Dies gelingt, indem der Personalrat, die Gleichstellungsbeauftragten und die Schwerbehindertenvertretung von Anfang an eingebunden werden. Besonders relevant ist das bei Anwendungen, die Leistungen, Verhalten oder Bewerbungen berühren. Ebenso wichtig ist es für die Führungsspitze einer Verwaltung, die Öffentlichkeit darüber zu informieren, wo KI unterstützt und wo Menschen entscheiden. Vorgabe sollte sein, dass KI‑Ergebnisse nur Vorschläge sind, die von Menschen fachlich geprüft werden, um bei kritischen Entscheidungen eine Kontrollinstanz zu gewährleisten: Kurze Prüflisten können vor der Freigabe helfen zu kontrollieren, ob die Rechtsgrundlage stimmt, die Zahlen und Quellen verifiziert sind, ob es diskriminierende Effekte geben könnte oder Entscheidungen nachvollziehbar erläutert sind. Führungskräfte müssen zudem verstehen, dass Fehler bei der Nutzung von KI nicht ausgeschlossen sind. Einfache Meldewege für KI-Fehlfunktionen helfen, Stichproben und Qualitätskontrollen durchzuführen sowie die Anwendungen mit „Worst-Case“-Szenarien – etwa bei irreführenden Bürgeranfragen, sensiblen Daten oder anderen Extrembeispielen – zu testen. Im Beschaffungsprozess von KI-Lösungen ist es wichtig zu klären, wie die Daten verarbeitet werden, wo die Daten abgespeichert sind – möglichst in Deutschland oder in der EU – und welche Löschkonzepte existieren. Auch Abfragen zur Protokollierung, Updates und Exit-Strategien gehören in die Ausschreibungsunterlagen. So ermöglicht KI Innovationen und wird durch transparente Führung und Beteiligung der Mitarbeitenden nicht zum Risiko, sondern zum gesteuerten Werkzeug. Daniela Kuzu FOKUS 29 dbb magazin | Mai 2026
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